身在職場，日常辦公經(jīng)常需要提交文檔給領導，而領導要對文件進行審閱和提建議，這時候領導可能會一字一句地告訴你怎么修改文稿，這看似很直接，卻大大增加了工作的時間成本，稍有不慎，就讓你嘗盡各種當面責備的苦頭。

而如果領導不懂得如何使用辦公軟件審閱文件，就只能如此。所以我們就要想想，如何教會領導高效審閱文件。今天，職場君就分享5個批閱文檔的技巧，看看你都會嗎？

批注的添加很簡單

在查閱文檔時，若發(fā)現(xiàn)有不確定性的錯誤，需要標注出來進行查證，或者讓別人審核該問題，可以通過為文檔添加批注的方法來實現(xiàn)，下面對其進行介紹。

步驟一、選擇需要添加批注的文本，單擊“審閱”選項卡上的“新建批注”按鈕。

步驟一

步驟二、在文檔右側(cè)會顯示出批注文本框，在文本框中輸入文本即可。

步驟二

步驟三、輸入完成后，單擊批注框外的區(qū)域，完成批注的創(chuàng)建。單擊“刪除”按鈕，則可以刪除當前批注。

步驟三

右鍵刪除批注法：

選中批注，單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除批注”命令即可。

右鍵刪除批注法

自定義批注框文本

插入批注后，批注框的樣式為默認效果，若用戶想要自定義批注框樣式，也是很容易就可實現(xiàn)的，下面將對其進行詳細介紹。

步驟一、選擇批注，單擊“審閱”選項卡上“修訂”組的對話框啟動器按鈕。

步驟一

步驟二、打開“修訂選項”對話框，單擊“高級選項”按鈕。

步驟二

步驟三、打開“高級修訂選項”對話框，單擊“批注”下拉按鈕，選擇“鮮綠” 。

步驟三

步驟四、在“批注框”選項中設置批注框的寬度和邊距，設置完成后，關(guān)閉對話框，查看設置批注框效果。

步驟四

審閱文檔很簡單

文檔交由客戶或者上級修改返回后，若對文檔進行了更改，用戶想要查看對文檔的修訂、接受或者拒絕修訂內(nèi)容，則可以通過下面介紹的方法來完成。

步驟一、打開文檔，切換至“審閱”選項卡，單擊“更改”組中的“上一處”或“下一處”按鈕，可逐一查閱修訂內(nèi)容。

步驟一

步驟二、若單擊“接受”按鈕，從展開的列表中選擇合適的命令，則可接受對文檔的修訂。

步驟二

步驟三、若單擊“拒絕”按鈕，從列表中選擇合適的命令，則可拒絕對文檔的修訂。

步驟三

有關(guān)修訂選項的設置

單擊“審閱”選項卡中“修訂”組的對話框啟動器按鈕，打開“修訂選項”對話框，選擇需顯示的修訂項，單擊“高級選項”按鈕，則可在打開的對話框中對標記格式進行設置。

一招保護批注和修訂

當用戶在文檔中添加了批注或者對文檔進行了修訂后，為了防止他人惡意篡改文檔，或是對文檔的批注和修訂作出誤操作，那么可以對批注和修訂作出相應的保護，其具體操作介紹如下。

步驟一、打開文檔，切換至“審閱”選項卡，單擊“保護”組中的“限制編輯”按鈕，將打開“限制編輯”窗格。

步驟一

步驟二、在“限制編輯”選項，勾選“僅允許在文檔中進行此類型的編輯”選項，設置其類型為“不允許任何更改（只讀）”，然后單擊“是，啟動強制保護”按鈕。

步驟二

步驟三、打開“啟動強制保護”對話框，在“新密碼”和“確認新密碼”文本框中輸入密碼，這里輸入“123”，然后單擊“確定”按鈕。

步驟三

步驟四、設置完成后，選擇文檔中的文本執(zhí)行刪除操作后，發(fā)現(xiàn)不能將文本刪除，并且狀態(tài)欄中會出現(xiàn)提示信息。

步驟四

使用修訂功能很簡單

默認情況下，用戶修改文檔內(nèi)容后，關(guān)閉文檔再次打開無法看到之前對文檔的修改有哪些，若想要清楚的記錄對文檔的內(nèi)容和格式的修改，可以啟用修訂功能，下面對其進行介紹。

步驟一、打開文檔，切換至“審閱”選項卡，單擊“修訂”按鈕，從中選擇“修訂”選項。

步驟一

步驟二、隨后，對文檔進行修改，單擊文檔左側(cè) “1”修訂標記，在文檔右側(cè)會顯示修訂的內(nèi)容

。

步驟二

步驟三、選擇任意1條修訂內(nèi)容，則會顯示出修訂的時間和內(nèi)容。

步驟三

想要學習更多office軟件知識，請了解——

office 2016實戰(zhàn)技巧精粹辭典（全技巧視頻版）

超實用技巧一本收納，覆蓋Office軟件辦公方方面面，緊跟現(xiàn)代辦公潮流，值得置于案頭隨時翻閱學習！雙色印刷，圖例清晰，講解詳細，操作步驟和參數(shù)一目了然！隨書附贈資料，公眾號在線觀看本書語音視頻教學，另有額外附贈的超實用辦公模板、相關(guān)辦公技巧視頻、辦公素材、實用小軟件，超值豐富內(nèi)容輕松獲得！