公司章程，是指公司依法制定的規(guī)定公司名稱、住所、經(jīng)營范圍、經(jīng)營管理制度等重大事項(xiàng)的基本文件，也是公司必備的規(guī)定公司組織及活動(dòng)基本規(guī)則的書面文件。所以章程的內(nèi)容需要慎重考慮，并經(jīng)過反復(fù)研究和推敲。在瀏覽章程并修改內(nèi)容時(shí)，盡量能清晰地查看原內(nèi)容和修改后的內(nèi)容。

企業(yè)為了進(jìn)一步在外地?cái)U(kuò)張業(yè)務(wù)，申請成立了分公司，現(xiàn)在需要總公司擬訂一份公司章程。

公司以王總的名義開辦分公司，他最近在外地出差，于是就吩咐小蔡幫他制作一份分公司的章程。小張按照企業(yè)公司章程的模板制作完成后，感覺還是有幾點(diǎn)需要修改，他在原文檔中做了標(biāo)記并發(fā)給王總讓他審閱一下。

最初效果

王總覺得效果比較差勁，制作公司章程的格式都沒有問題，但是存在幾個(gè)比較關(guān)鍵的疏忽點(diǎn)：

他添加的意見和修改文本時(shí)不是很合理，如直接在文本右側(cè)添加意見內(nèi)容，很不專業(yè)，而且與他人不容易交流；直接將原文本刪除輸入修改后的文本，他人在瀏覽時(shí)不方便對比修改的效果；最后沒有對重要的文檔實(shí)施保護(hù)。

小張幾經(jīng)修改，終于達(dá)到了王總的要求——

完成

經(jīng)過指點(diǎn)后，對文檔進(jìn)行重新審閱，首先，將意見通過批注框顯示在右側(cè)，離文本比較近，而且修改顏色為綠色，這樣操作會讓他人容易查看批注內(nèi)容，顏色也不會太讓人產(chǎn)生壓力；使用修訂功能修改文本，可以直觀地展示修改前后的內(nèi)容；對文檔進(jìn)行密碼保護(hù)，可以有效地保護(hù)重要文檔的內(nèi)容。

后來，小張寫了一份經(jīng)驗(yàn)貼分享給我們——

修訂文檔

在修改文檔的內(nèi)容時(shí)，如果對其中內(nèi)容需要?jiǎng)h除，再重新輸入新內(nèi)容，保存后就無法查看修改前的內(nèi)容了，其他人再閱讀文檔時(shí)也很難發(fā)現(xiàn)修改什么內(nèi)容。下面介紹使用“修訂”功能修改文檔的方法。

第一步、打開“公司章程.docx”文檔，首先需要設(shè)置用戶名，單擊“文件”標(biāo)簽，在列表中選擇“選項(xiàng)”選項(xiàng)。在打開的“Word選項(xiàng)”對話框中將用戶名設(shè)置為“小蔡”，單擊“確定”按鈕。

第一步

第二步、切換至“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“修訂”選項(xiàng)組中“修訂”下三角按鈕，在下拉列表中選擇“修訂”選項(xiàng)。

第二步

第三步、在正文中選中需要?jiǎng)h除的文本，然后按Delete鍵刪除，此時(shí)文本顯示為紅色并在文本上出現(xiàn)刪除線。如果是非修訂模式下的文檔，按Delete鍵后選中的文本直接被刪除。

第三步

第四步、然后輸入需要修改的文本，則在刪除文本右側(cè)顯示。文本為紅色并在下方添加下劃線，這樣就很明了刪除了什么文本，以及被修改為什么文本了。

第四步

第五步、為了使修改后文本和刪除文本更加明顯，可以設(shè)置其顏色。即切換至“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“修訂”選項(xiàng)組中“修訂選項(xiàng)”按鈕。

第五步

第六步、打開“修訂選項(xiàng)”對話框，保持各參數(shù)為默認(rèn)設(shè)置，單擊“高級選項(xiàng)”按鈕。

第六步

第七步、打開“高級修訂選項(xiàng)”對話框，在“標(biāo)記”選項(xiàng)區(qū)域中單擊“插入內(nèi)容”下三角按鈕，在列表中選擇“雙下劃線”選項(xiàng)，在右側(cè)顏色列表中選擇“鮮綠”，單擊“確定”按鈕。

第七步

第八步、返回“修訂選項(xiàng)”對話框，單擊“確定”按鈕，返回文檔中可見修改的內(nèi)容顏色為綠色，下面顯示雙下劃線。修改后文本更能清晰展示刪除和修改內(nèi)容。

第八步

添加并編輯批注

在審閱文檔時(shí)，審閱者若需要添加自己的建議或說明等文本，可以通過添加批注的方法和其他審閱者交流。批注添加完成后還可以對其格式進(jìn)行設(shè)置，下面介紹具體的操作方法。

第一步、在文檔中選擇需要添加批注的文本，切換至“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“批注”選項(xiàng)組中“新建批注”按鈕。

第一步

第二步、在頁面右側(cè)將出現(xiàn)批注框，然后輸入批注的內(nèi)容，輸入完成后單擊批注框以外的任意位置，即可完成批注的創(chuàng)建。

第二步

刪除批注：

選中需要?jiǎng)h除的批注，切換至“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“批注”選項(xiàng)組中“刪除”按鈕，或者單擊“刪除”下三角按鈕，在列表中選擇合適的選項(xiàng)，如右圖所示。

刪除批注

第三步、如果覺得在右側(cè)添加批注離文本太遠(yuǎn)，而且紅色讓人感覺不舒適，可以對其進(jìn)行修改。首先切換至“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“修訂”選項(xiàng)組中“修訂選項(xiàng)”按鈕。打開“修訂選項(xiàng)”對話框，保持各參數(shù)為默認(rèn)設(shè)置，單擊“高級選項(xiàng)”按鈕。

第三步

第四步、打開“高級修訂選項(xiàng)”對話框，單擊“批注”下三角按鈕，選擇“綠色”選項(xiàng)。然后在“批注框”選項(xiàng)區(qū)域中設(shè)置“指定寬度”為6厘米、“邊距”為“左”，然后依次單擊“確定”按鈕。

第四步

第五步、返回文檔中，可見批注的顏色變?yōu)榫G色，位置移到右側(cè)。設(shè)置完成后顏色不會給人太大的閱讀壓力，并且批注內(nèi)容離對應(yīng)的文本更接近。

第五步

保護(hù)批注和修訂內(nèi)容

在文檔中添加了批注或修訂后，為了防止在傳閱的過程中被人修改，可以為其添加密碼保護(hù)，只有授權(quán)密碼的人才能進(jìn)一步修改批注和修訂，而沒有授權(quán)密碼的只能以只讀方式瀏覽。下面介紹具體的操作方法.

第一步、切換至“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“保護(hù)”選項(xiàng)組中的“限制編輯”按鈕。

第一步

第二步、打開“限制編輯”導(dǎo)航窗格，在“編輯限制”選項(xiàng)區(qū)域中勾選“僅允許在文檔中進(jìn)行此類型的編輯”復(fù)選框，然后在下方列表中選擇“不允許任何更改（只讀）”選項(xiàng)，然后單擊“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕。

第二步

第三步、打開“啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”對話框，在“新密碼（可選）”數(shù)值框中輸入密碼，如123456，在“確認(rèn)新密碼”數(shù)值框中輸入同樣的密碼，然后單擊“確定”按鈕。

第三步

第四步、設(shè)置完成后返回文檔，如果對添加的批注或修訂進(jìn)行修改，則在文檔的狀態(tài)欄中顯示“由于所選內(nèi)容已被鎖定，您無法進(jìn)行此更改”的提示。

第四步

第五步、如果是被授權(quán)密碼的用戶，可以取消密碼并對文檔內(nèi)容進(jìn)行編輯等操作，方法是打開“限制編輯”導(dǎo)航窗格，單擊底部的“停止保護(hù)”按鈕。

第五步

第六步、打開“取消保護(hù)文檔”對話框，在“密碼”數(shù)值框中輸入保護(hù)密碼123456，然后單擊“確定”按鈕即可。

第六步

這樣一份亮麗的公司章程就完成了！

老板看了怎能不拍手叫好呢？

拒絕低效：逆襲吧，Word菜鳥——Word這樣用才高效

本書作者將多年培訓(xùn)中遇到的學(xué)生和讀者在常犯的錯(cuò)誤、常用的低效做法收集整理，形成一套“糾錯(cuò)”課程，以“菜鳥”小蔡在工作中遇到的各種問題為主線，通過“暖男”先生的指點(diǎn)，使小蔡對Word的應(yīng)用逐漸得心應(yīng)手。內(nèi)容上主要包括Word文檔處理的錯(cuò)誤和正確設(shè)計(jì)思路、文檔制作的低效方法和高效方法，并且在每個(gè)案例開頭采用“菜鳥效果”和“逆襲效果”展示，通過兩張圖片對比，讓讀者一目了然，通過優(yōu)化方法的介紹，提高讀者Word應(yīng)用的水平。每個(gè)任務(wù)結(jié)束后，還會以“高效辦公”的形式，對Word的一些快捷操作方法進(jìn)行講解，幫助讀者進(jìn)一步提升操作能力。此外，還會以“菜鳥加油站”的形式，對Word文檔中一些“熱點(diǎn)”功能進(jìn)行介紹，讓讀者學(xué)起來更系統(tǒng)。