又到了上交月總結(jié)報(bào)告的時(shí)候，同事特別積極地整理匯總了十幾頁(yè)的報(bào)告，圖文數(shù)據(jù)滿(mǎn)滿(mǎn)當(dāng)當(dāng)，別的人干癟地只有幾頁(yè)。同事本以為老板會(huì)滿(mǎn)心歡喜，稱(chēng)贊自己工作認(rèn)真，沒(méi)想到第二天就被老板痛批了一頓：“標(biāo)題不分級(jí)，要關(guān)鍵詞沒(méi)關(guān)鍵詞，要目錄沒(méi)目錄，十幾頁(yè)的文稿，你想要我一字一字地看到昏厥嗎？”同事找到職場(chǎng)君傾訴了自己的郁悶，職場(chǎng)君立馬就教他使用目錄功能，更改之后交給老板，果不其然，老板看到十分高興，連連表?yè)P(yáng)他。

目錄通常是長(zhǎng)文檔不可缺少的部分，有了目錄，用戶(hù)就能很容易地知道文檔中有什么內(nèi)容，如何查找內(nèi)容。下面職場(chǎng)君給大家?guī)?lái)圖文操作：

快速提取文件目錄

對(duì)于一個(gè)內(nèi)容較多的文檔，為了便于用戶(hù)了解文檔的結(jié)構(gòu)，把握文檔內(nèi)容，可以為文檔添加目錄，但是如果手工錄入目錄，效率會(huì)大大降低。

下面職場(chǎng)君介紹一種自動(dòng)提取文檔目錄的方法——

1.打開(kāi)文檔，對(duì)文檔中的標(biāo)題分別進(jìn)行設(shè)置相應(yīng)的大綱級(jí)別，然后將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在需插入目錄的位置。

定位目錄插入點(diǎn)

2.切換至“引用”選項(xiàng)卡，單擊“目錄”按鈕，從展開(kāi)的列表中選擇“自定義目錄”選項(xiàng)。

選擇該選項(xiàng)

3.打開(kāi)“目錄”對(duì)話(huà)框，將“常規(guī)”選項(xiàng)組中的“顯示級(jí)別”設(shè)置為4級(jí)。

設(shè)置顯示級(jí)別

4.設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，即可成功提取目錄。

成功提取目錄

目錄樣式巧變身

創(chuàng)建好文檔目錄后，如果用戶(hù)對(duì)當(dāng)前目錄樣式不滿(mǎn)意，可對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?，用?hù)既可以選擇其他類(lèi)型的目錄樣式，也可以自定義目錄樣式。

下面職場(chǎng)君將以后者的操作為例進(jìn)行介紹——

1.打開(kāi)文檔，切換至“引用”選項(xiàng)卡，單擊“目錄”按鈕，從列表中選擇“自定義目錄”選項(xiàng)。

選擇“自定義目錄”

2.打開(kāi)“目錄”對(duì)話(huà)框，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)組中的“格式”下拉按鈕，從列表中選擇“現(xiàn)代”樣式。

選擇“現(xiàn)代”格式

3.選擇完成后，單擊“確定”按鈕，單擊提示對(duì)話(huà)框中的“是”按鈕。

單擊該按鈕

4.設(shè)置完成后，原有的目錄樣式即會(huì)發(fā)生改變。

目錄樣式發(fā)生改變

5.自定義目錄樣式。打開(kāi)“目錄”對(duì)話(huà)框，將“常規(guī)”選項(xiàng)組中的“格式”設(shè)置為“來(lái)自模板”，單擊“修改”按鈕。

設(shè)置為“來(lái)自模板”

6.打開(kāi)“樣式”對(duì)話(huà)框，選擇需修改的目錄樣式，這里選擇“目錄1”，單擊“修改”按鈕。

選擇“目錄1”

7.打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話(huà)框，根據(jù)提示對(duì)相應(yīng)的選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，例如文字的字體、字號(hào)以及顏色等。

設(shè)置字體格式

8.設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，返回“樣式”對(duì)話(huà)框，隨后選擇二級(jí)目錄對(duì)其樣式進(jìn)行更改。

選擇二級(jí)目錄

9.設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，返回上一級(jí)對(duì)話(huà)框并確定，彈出提示對(duì)話(huà)框。

彈出提示對(duì)話(huà)框

10.單擊“確定”按鈕，完成目錄樣式的創(chuàng)建，此時(shí)，文檔目錄樣式也發(fā)生改變。

完成目錄樣式的創(chuàng)建

巧妙更新文件目錄

當(dāng)完成目錄的提取操作后，又對(duì)文檔的內(nèi)容進(jìn)行必要的修改，那么目錄是不是還得再次提取呢？其實(shí)不用著急，用戶(hù)可以采用自動(dòng)更新目錄的方法。

下面職場(chǎng)君為大家介紹如何將文檔目錄設(shè)置為自動(dòng)更新——

1.打開(kāi)文檔，按住Ctrl鍵，此時(shí)鼠標(biāo)光標(biāo)已變成手指形狀。

光標(biāo)變成手指形狀

2.在目錄中單擊需要更改的內(nèi)容標(biāo)題，跳轉(zhuǎn)至相關(guān)內(nèi)容，并對(duì)其執(zhí)行修改操作。

跳轉(zhuǎn)至相關(guān)內(nèi)容

3.隨后，執(zhí)行“引用>更新目錄”命令，將更新整個(gè)目錄。

引用>更新目錄

4.返回后可發(fā)現(xiàn)，被刪除內(nèi)容對(duì)應(yīng)的標(biāo)題已從目錄中刪除，同時(shí)，系統(tǒng)也對(duì)目錄的頁(yè)碼進(jìn)行了更新。

完成目錄更新

為目錄的頁(yè)碼添加括號(hào)

創(chuàng)建目錄完成后，可以對(duì)目錄頁(yè)碼添加括號(hào)，如果逐一進(jìn)行添加，將會(huì)非常的麻煩，可以通過(guò)“替換”功能，實(shí)現(xiàn)快速添加，下面職場(chǎng)君具體介紹一下如何為目錄的頁(yè)碼添加括號(hào)。

1.選擇所有目錄，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡上的“替換”按鈕。

“替換”按鈕

2.打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話(huà)框，在“查找 內(nèi)容”文本框中輸入“([0-9]{1,})”，在“替換為”文本框中輸入“（）”。

打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話(huà)框

3.勾選“使用通配符”選項(xiàng)，單擊“全部替換”按鈕，彈出提示對(duì)話(huà)框，單擊“否”按鈕。

勾選“使用通配符”選項(xiàng)

4.設(shè)置完成后，即可完成目錄頁(yè)面括號(hào)的添加操作。

目錄頁(yè)面括號(hào)添加好了

要想熟練掌握，大家記得多操作幾遍哦！

還沒(méi)學(xué)夠？請(qǐng)關(guān)注——

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