為適應海南自由貿(mào)易港建設及全程電子化登記改革需要，海南省市場監(jiān)管局與海南省檔案局近日聯(lián)合制定并發(fā)布了《經(jīng)營主體登記檔案管理辦法（試行）》（簡稱《辦法》），該《辦法》將于2026年1月12日起正式施行?！掇k法》中，創(chuàng)新性提出在省級查詢系統(tǒng)中部署智能審核與熔斷機制，通過技術(shù)手段（如監(jiān)測單IP高頻查詢）結(jié)合定期人工抽檢，構(gòu)建“技術(shù)+人工”雙重風險防范體系。

澎湃新聞從海南省市場監(jiān)管局了解到，《辦法》共五章十八條，涵蓋了總則、檔案收集整理保管、檔案利用、監(jiān)督管理與法律責任以及附則，系統(tǒng)構(gòu)建了登記檔案管理的制度框架。

其主要亮點包括：建立健全管理職責體系。確立了“統(tǒng)一領導、分級管理、集中保管”的基本原則。形成權(quán)責清晰、協(xié)同高效的管理格局。

其次，明確登記檔案定義。在登記檔案基礎上，明確了“機讀檔案”的定義，即對登記檔案進行摘編所形成的材料。與登記檔案相比，機讀檔案是對登記檔案基本信息的提煉，滿足社會多元化的查詢需求。

第三，規(guī)范全流程管理。對登記檔案的歸檔范圍、標準、方式、存儲及保管期限作出了詳細規(guī)定。明確經(jīng)營主體注銷后檔案保管期限一般為20年，并建立定期鑒定與移交機制。

第四是拓展便利化查詢服務。在保留傳統(tǒng)窗口線下查詢方式的同時，大力推廣通過“海南省企業(yè)電子檔案查詢系統(tǒng)”進行線上電子化查閱，提供包括“海易辦”APP實名認證、電子營業(yè)執(zhí)照掃碼授權(quán)等多種便捷認證查詢方式。

同時，強化安全管理與風險防控。注重保護國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私與個人信息，要求歸檔時對敏感信息進行專門處理。

明確規(guī)定禁止不正當查詢行為，并創(chuàng)新性提出在省級查詢系統(tǒng)中部署智能審核與熔斷機制，通過技術(shù)手段（如監(jiān)測單IP高頻查詢）結(jié)合定期人工抽檢，構(gòu)建“技術(shù)+人工”雙重風險防范體系，對違規(guī)行為采取賬戶凍結(jié)、權(quán)限暫停、列入黑名單等管控措施。

最后是壓實法律責任。明確了檔案管理人員在丟失、篡改、違規(guī)提供、玩忽職守等情形下的責任，以及查詢利用者故意損毀檔案等行為的法律責任，并明確涉嫌犯罪的將依法移送司法機關，為登記檔案管理安全提供了有力保障。

海南省市場監(jiān)管局表示，下一步，該局將聯(lián)合相關部門，積極推動《辦法》的落地執(zhí)行，督促各市縣分批分類推進歷史檔案數(shù)字化歸檔工作，不斷完善海南省企業(yè)電子檔案查詢系統(tǒng)功能，確保登記檔案管理工作邁上新臺階，為海南自由貿(mào)易港高質(zhì)量發(fā)展貢獻力量。