Editor's Note

對(duì)于學(xué)者而言，“學(xué)術(shù)寫作”是其學(xué)術(shù)生涯發(fā)展中幾乎最重要的傍身之技；對(duì)職業(yè)人士而言，“職場(chǎng)寫作”同樣是一項(xiàng)必不可少的技能。無(wú)論是起草政策備忘錄、撰寫電子郵件，還是發(fā)布社交媒體內(nèi)容，簡(jiǎn)潔的文字都是達(dá)成有效溝通的關(guān)鍵。

普林斯頓公共和國(guó)際事務(wù)學(xué)院的客座講師、紐約大學(xué)法學(xué)副教授 Martha Coven 的新作Writing on the Job: Best Practices for Communicating in the Digital Age（《職場(chǎng)寫作：數(shù)字時(shí)代溝通的最佳實(shí)踐》）探索了清晰寫作的諸多策略。本書基于 Coven 在普林斯頓大學(xué)廣受歡迎的寫作課程和講習(xí)班、以及她在公共和私營(yíng)部門幾十年的經(jīng)驗(yàn)而寫成，為想要在當(dāng)下這個(gè)數(shù)字時(shí)代提高職場(chǎng)寫作水平的人提供了諸多有益的建議與指導(dǎo)。

Coven 是高盛公司的客座教授，她一直在政府內(nèi)外從事美國(guó)政策研究方面的工作。在執(zhí)教于普林斯頓之前，她在奧巴馬政府工作了6年。在普林斯頓大學(xué)，Coven 因她教授的寫作課程而聞名。

“職場(chǎng)寫作”與“學(xué)術(shù)寫作”的區(qū)別

每個(gè)人在本科或研究生畢業(yè)時(shí)，基本都學(xué)會(huì)了如何就復(fù)雜的主題撰寫一份長(zhǎng)篇論文，但這種寫作技巧卻并不一定適用于工作場(chǎng)所的需要。能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變?yōu)楹?jiǎn)明、有說(shuō)服力的信息，是職場(chǎng)的必備技能，也是如今的大學(xué)需要教會(huì)每一個(gè)學(xué)生的本領(lǐng)。

Coven 認(rèn)為，工作場(chǎng)所鼓勵(lì)簡(jiǎn)潔的寫作，對(duì)于政策研究相關(guān)工作來(lái)說(shuō)，清晰的表達(dá)尤為重要。通常，我們使用社交平臺(tái)和小型屏幕設(shè)備進(jìn)行商業(yè)寫作和閱讀，但顯然，這兩者都不太適合對(duì)一個(gè)問(wèn)題進(jìn)行長(zhǎng)篇大論。工作中的寫作與學(xué)院里的寫作不同，一個(gè)忙碌的經(jīng)理或客戶尋找的是基本結(jié)論和重要信息，而不是一步一步地解讀某個(gè)問(wèn)題。商業(yè)溝通的原則是結(jié)論先行。細(xì)致的分析仍然是必要的，但更重要的是有效傳遞信息的能力——這在營(yíng)利性、非營(yíng)利性和政府機(jī)構(gòu)中都是如此。

學(xué)術(shù)出版物中的數(shù)據(jù)可視化程度往往低于其他專業(yè)領(lǐng)域，在其他情況下，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為柱狀圖或折線圖應(yīng)該只是第一步。在工作場(chǎng)所中，能夠得到關(guān)注的可視化圖表都是經(jīng)過(guò)精心設(shè)計(jì)的，包括言簡(jiǎn)意賅的標(biāo)題、排列整齊的數(shù)據(jù)、有信息量的標(biāo)簽、顏色使用的策略等等，沒(méi)有任何多余的元素，包括多余的網(wǎng)格線或圖例。

雖然像“加粗”等文本格式在學(xué)術(shù)期刊上用得很少，但這在工作場(chǎng)所卻像是催化劑一樣的存在。這些格式能夠?qū)⑽谋痉纸獬尚K，并協(xié)助組織材料，使讀者能夠更快地完成閱讀。閱讀一位學(xué)術(shù)界同事的文章可能需要花上一兩個(gè)小時(shí)；但在商業(yè)領(lǐng)域，這可能只需要一兩分鐘。

最后，工作中的寫作應(yīng)該是生動(dòng)而非枯燥的。好的職場(chǎng)寫作應(yīng)當(dāng)容易理解，它沒(méi)有學(xué)術(shù)式的行話和定義不明確的抽象術(shù)語(yǔ)，取而代之的是生動(dòng)具體的例子。簡(jiǎn)言之，職場(chǎng)寫作既需要足夠明確，也需要擁有強(qiáng)大的說(shuō)服力。

Writing on the Job: Best Practices for Communicating in the Digital Age

數(shù)字時(shí)代下的寫作

本書的副標(biāo)題是“數(shù)字時(shí)代溝通的最佳實(shí)踐”。如今，我們經(jīng)常在智能手機(jī)或其他電子屏幕上閱讀，疫情的影響愈發(fā)迫使人們進(jìn)入一個(gè)更加虛擬的世界，這一事實(shí)確實(shí)讓我們不得不以不同的方式寫作。在每個(gè)人都面臨信息過(guò)載、無(wú)法保證從頭到尾地瀏覽一個(gè)內(nèi)容的情況下，抓住重點(diǎn)就變得非常重要。

在書中，Coven 提出的建議之一是使用一種策略，美國(guó)軍方稱之為“底線在前”（Bottom line up front），即：無(wú)論是電子郵件、書面報(bào)告或任何幻燈片，我們都可以在最開始給出信息的核心架構(gòu)。在小說(shuō)寫作或其他類型的寫作中，你可能會(huì)慢慢地“打開”一個(gè)故事。但在政策領(lǐng)域甚至更廣泛的商業(yè)領(lǐng)域，都不允許我們這樣操作。

在疫情的大背景下，因?yàn)槿藗冏兊酶稚?，?dǎo)致我們正在發(fā)送更多電子郵件、更多地使用各類信息傳遞平臺(tái)。Coven 認(rèn)為，從這個(gè)角度來(lái)看，“寫作”正在成為一項(xiàng)我們都在培養(yǎng)的技能，我們應(yīng)該越做越好。但由于寫作往往依賴于人與人之間的某種聯(lián)系，因此，在不認(rèn)識(shí)寫信對(duì)象或?qū)懡o某個(gè)從未見(jiàn)過(guò)的人的情況下，掌握語(yǔ)言表達(dá)的尺度依舊相當(dāng)困難。

如何實(shí)現(xiàn)“好的寫作”？

那么，大學(xué)應(yīng)該如何培訓(xùn)他們的學(xué)生成為出色的職場(chǎng)寫手呢？像許多學(xué)校開設(shè)的寫作課程那樣，通常的方法是給他們布置作業(yè)，讓學(xué)生模擬在工作中會(huì)被要求做的事情。當(dāng)然這并不意味著放棄論文訓(xùn)練，畢竟它仍然是徹底分析問(wèn)題的有用工具。但是，學(xué)校可以要求學(xué)生制作一些配套的短篇材料，如幻燈片、信息表、新聞稿，甚至是一條推特。如何用不超過(guò)280個(gè)簡(jiǎn)單的英語(yǔ)詞匯來(lái)總結(jié)一個(gè)觀點(diǎn)，是測(cè)試自身理解能力的一個(gè)好方法。拿 Robert Caro 來(lái)舉例，他因記錄約翰遜總統(tǒng)的職業(yè)生涯而聞名。他的一些書長(zhǎng)達(dá)一千多頁(yè)，但他每次寫作都是從一個(gè)簡(jiǎn)單的步驟開始，即，先設(shè)法將他想說(shuō)的東西濃縮成幾個(gè)段落，而并非直接開始寫一本新書。

對(duì)于如何準(zhǔn)備和檢視自己的寫作，Coven 給出了許多實(shí)用的建議。

在寫作 Writing on the Job 之前，作者正在教授一本由兩位前廣告公司高管寫的商業(yè)寫作書。事實(shí)上，寫作類似于推銷自己的想法，好的寫作意味著要提出有充分依據(jù)的論點(diǎn)來(lái)吸引讀者，“講故事”因而發(fā)揮著相當(dāng)重要的作用。雖然在政策寫作中，我們必須小心地將這些例子、軼事建立在更嚴(yán)格的框架和數(shù)據(jù)中，但故事本身可以非常強(qiáng)大。

關(guān)于測(cè)試所寫的內(nèi)容是否具有較強(qiáng)的可讀性，Coven 認(rèn)為，最好的方法是大聲朗讀或使用 Microsoft Word 中的功能。鑒于寫作和口語(yǔ)的接近性（例如它們都使用句子來(lái)構(gòu)筑信息），在大聲朗讀時(shí)，我們也許會(huì)驚訝于那些笨重的句子、并不那么恰切的短語(yǔ)，而朗讀使我們有可能注意到這些細(xì)節(jié)，并且讓寫作變得更加清晰。

Coven 要給出的最后一條建議是，再好好想想你的“受眾”。特別是如果你正在考慮與公眾溝通，這將是非常重要的。所以不妨問(wèn)問(wèn)自己：誰(shuí)會(huì)是我的讀者？他們預(yù)先已經(jīng)知道了什么？為了理解我所說(shuō)的話，他們可能會(huì)需要什么背景信息？他們關(guān)心什么？如果要寫一些能引起讀者共鳴的東西，我們不得不考慮讀者的需求、價(jià)值觀與優(yōu)先事項(xiàng)，并輸出對(duì)他們有用的論點(diǎn)。

寫作是持續(xù)一生的旅程

在 Writing on the Job 的介紹部分，Coven 用一小章說(shuō)明了不同情況下可使用的不同寫作策略。其中有一條是避免分心，例如關(guān)閉手機(jī)、電子郵件、社交媒體上的通知，讓自己置身于一個(gè)可以沉浸的環(huán)境中。另一條是我們?cè)趯懽鞯倪^(guò)程中間歇性“離開”自己已經(jīng)寫完的部分內(nèi)容，再回來(lái)檢視它。例如，作者在發(fā)送重要信件時(shí)，會(huì)在起草完成后的5分鐘回來(lái)再讀一遍，并且經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)一些第一次沒(méi)有注意到的東西。Coven 的第三個(gè)策略是準(zhǔn)備一些大綱。在本書中，作者認(rèn)為這些要點(diǎn)是最通用的寫作形式之一。因?yàn)橐坏┯邢胍磉_(dá)的觀點(diǎn)，我們就可以隨時(shí)補(bǔ)充事實(shí)和數(shù)據(jù)來(lái)支持這些觀點(diǎn)。

Coven 認(rèn)為，寫作是持續(xù)一生的旅程。我們都不是完美的作家，并且都在推動(dòng)自己沿著這段旅程前進(jìn)的過(guò)程中。如果一個(gè)人可以成為一個(gè)更好的寫作者，人們會(huì)更喜歡與之一起工作，而不需要為了并不清晰的工作書寫而深夜加班。對(duì)個(gè)人而言，我們也會(huì)有更多的時(shí)間去做其他事情，并且在職業(yè)生涯中走得更遠(yuǎn)。

同時(shí)，更好的溝通對(duì)社會(huì)也有價(jià)值，而好的寫作是其中很重要的一部分。在公共政策領(lǐng)域的工作中，Coven 相信好的寫作有時(shí)可以幫助彌合分歧，因?yàn)樗梢宰屛覀兏玫乩斫獗舜说挠^點(diǎn)。當(dāng)然，如果政府機(jī)構(gòu)寫得更好，與他們所代表的人民溝通得更好，人們對(duì)政府的感覺(jué)就會(huì)更好，對(duì)政府的挫折感就會(huì)相應(yīng)地減少。因此，作者對(duì)人們所處的兩極分化的氛圍并不樂(lè)觀，但仍然認(rèn)為好的寫作會(huì)有助于社會(huì)發(fā)展，它會(huì)是解決溝通問(wèn)題的一個(gè)重要因素。

內(nèi)容來(lái)源：

https://press.princeton.edu/ideas/bottom-line-up-front

https://spia.princeton.edu/news/endnotes-writing-job-martha-coven

Writing on the Job: Best Practices for Communicating in the Digital Age

寫作是當(dāng)今職場(chǎng)的一項(xiàng)必備技能。從備忘錄和報(bào)告等傳統(tǒng)交流形式到信息平臺(tái)與社交媒體，我們比以往任何時(shí)候都更依賴文字?？紤]到我們?cè)谝苿?dòng)設(shè)備上的閱讀量，能夠簡(jiǎn)潔地寫作對(duì)于獲取成功至關(guān)重要。Writing on the Job 一書為專業(yè)人士提供了在數(shù)字時(shí)代清晰有效的寫作指導(dǎo)。

Martha Coven 從0開始，解釋了如何發(fā)展自身的專業(yè)風(fēng)格；如何通過(guò)創(chuàng)建初稿開始寫一篇文章，并將其編輯成一個(gè)強(qiáng)大的最終產(chǎn)品等。然后，她就電子郵件、幻燈片、提案、求職信等十多種寫作形式提供了詳細(xì)而實(shí)用的建議。在此過(guò)程中，Coven 提供了大量的具體示例和簡(jiǎn)單的模板，使得其概念便于讀者理解和應(yīng)用。

本書基于 Coven 在普林斯頓大學(xué)廣受歡迎的寫作課程和講習(xí)班，以及她在公共和私營(yíng)部門幾十年的經(jīng)驗(yàn)而寫成。Writing on the Job 探討了專業(yè)人士在當(dāng)今數(shù)字時(shí)代面臨的真正挑戰(zhàn)，并分享了可以提高工作表現(xiàn)的基本實(shí)踐。

PUP作者簡(jiǎn)介

Martha B. Coven

本書作者 Martha B. Coven 是普林斯頓公共和國(guó)際事務(wù)學(xué)院的客座講師、紐約大學(xué)法學(xué)副教授，也是科文咨詢公司的創(chuàng)始人。她曾在白宮、國(guó)會(huì)以及私營(yíng)部門工作超過(guò)25年。

PUP名家推薦

Martha Coven 帶給我們一本簡(jiǎn)明的、有思想的書，為讀者提供了受益一生的方法。她展示了如何以清晰和活潑的方式寫作，同時(shí)闡明了為什么這對(duì)與聽(tīng)眾建立聯(lián)系很重要。對(duì)于年輕的職場(chǎng)人士和經(jīng)驗(yàn)豐富的作家來(lái)說(shuō)，這本書都是必不可少的。

——Myles C. Thompson，哥倫比亞商學(xué)院出版社創(chuàng)始出版人

好的想法是企業(yè)的命脈，但它們只有在有效溝通的情況下才有意義。在這本簡(jiǎn)短的書中，Martha Coven 通過(guò)解釋如何在當(dāng)今的各種交流形式中清晰而有說(shuō)服力地寫作，包括電子郵件、備忘錄，甚至是演講稿和幻燈片。這本書提供了二十一世紀(jì)的“專業(yè)風(fēng)格要素”。

——Donald H. Chew，Journal of Applied Corporate Finance 編輯

在嘈雜的數(shù)字時(shí)代，簡(jiǎn)潔而有說(shuō)服力的溝通顯得更加關(guān)鍵?？紤]到受眾、信息傳遞和行業(yè)的期望，《工作中的寫作》為不同水平的專業(yè)人士提供了相關(guān)建議，并結(jié)合具體案例，使每一位讀者都能成為更有效的溝通者。

——Rimjhim Dey，DEY 思想+影響力創(chuàng)始人

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版權(quán)聲明

原標(biāo)題：《持續(xù)一生的旅程：數(shù)字時(shí)代的寫作進(jìn)階指南》

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