編輯/葉麗麗

2020年初，協(xié)同辦公成為SaaS落地的熱門行業(yè)，直到如今風(fēng)口也沒(méi)有消逝，協(xié)同辦公正在成為企業(yè)的“基礎(chǔ)設(shè)施”。 

很難想象，最早的協(xié)同辦公可以追溯到20世紀(jì)80年代，那時(shí)候，用office軟件處理文檔，使用傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，已經(jīng)比較普遍。企業(yè)用信息化手段提升了工作效率，但遺憾的是，沒(méi)多少協(xié)同可言。 

在很長(zhǎng)一段時(shí)間，生產(chǎn)工具的迭代，一直沒(méi)能跟上時(shí)代的發(fā)展速度，以及企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。 

字節(jié)跳動(dòng)副總裁謝欣在飛書未來(lái)無(wú)限大會(huì)上，描述了一個(gè)場(chǎng)景：假設(shè)一個(gè)公司的員工在1997年睡著之后，穿越到今天，大約過(guò)了二三十年的時(shí)間，他會(huì)看到這個(gè)世界發(fā)生了巨大的變化，有他從來(lái)沒(méi)有見(jiàn)過(guò)的手機(jī)、非常輕薄的電腦，以及內(nèi)容如此豐富的互聯(lián)網(wǎng)。

但是當(dāng)他回到工作崗位的時(shí)候，他會(huì)非常意外而且驚喜地看到一件事情：Word文檔從1997年到2020年至今，還是全球最重要的生產(chǎn)力工具，他依然可以非常熟悉地使用。 

這個(gè)預(yù)設(shè)的場(chǎng)景背后，是協(xié)同辦公領(lǐng)域，多年停滯不前的狀況。

但這幾年，變化在迅速發(fā)生著。 

包括飛書、釘釘、企業(yè)微信等玩家，正在迭代更適合現(xiàn)代辦公需求的協(xié)同辦公軟件。通過(guò)工具的變革，讓員工提升工作效率，讓企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)得更流暢、速度更快。

麻省理工學(xué)院曾有一座傳奇建筑“20號(hào)樓”，它本是在核戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期隨意建造的新樓，之后經(jīng)過(guò)人們的一番改造煥然一新。世界上第一座商業(yè)電子鐘、粒子加速器、《星際飛行》模擬游戲、揚(yáng)聲器等重要的發(fā)明創(chuàng)造，都是在20號(hào)樓完成的。 

因?yàn)榻ㄔ斓貌煌暾诶锩婀ぷ鞯膯T工，可以自由改造空間。20號(hào)樓的內(nèi)部房間號(hào)碼混亂，讓迷路的員工，在偶遇或邂逅中獲得創(chuàng)意靈感。同時(shí)，這里的機(jī)構(gòu)都不被上層管控，這讓他們?cè)趨f(xié)作時(shí)充滿了自由。

如今經(jīng)過(guò)多次改造的“20號(hào)樓”，圖源網(wǎng)絡(luò) 

20號(hào)樓就像是如今的協(xié)作辦公軟件。 

員工應(yīng)該被激發(fā)，而不是被管控；加強(qiáng)信息的創(chuàng)造、傳播、消費(fèi)和反饋，意味著高效和愉悅；協(xié)同辦公軟件，不僅僅是生產(chǎn)力工具，也能提升企業(yè)的組織能力。

謝欣在飛書未來(lái)無(wú)限大會(huì)提出了這些觀點(diǎn)，并認(rèn)為一個(gè)好的協(xié)同辦公軟件，應(yīng)該幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)這些目的。 

經(jīng)歷多年的發(fā)展，協(xié)同辦公軟件的核心功能，從辦公自動(dòng)化，過(guò)渡到內(nèi)部業(yè)務(wù)協(xié)同，再到產(chǎn)業(yè)鏈協(xié)同的時(shí)代，滿足了企業(yè)發(fā)展擴(kuò)張中最重要的需求，成為企業(yè)需要的水、電、煤般的存在。 

這一風(fēng)口如今正在吸引越來(lái)越多的玩家進(jìn)入，幫助企業(yè)們成為這個(gè)時(shí)代的“20號(hào)樓”。 

互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)為什么天然適合協(xié)同辦公？ 

1、互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)其實(shí)天然適合協(xié)同辦公。 

這要從互聯(lián)網(wǎng)公司的屬性說(shuō)起?；ヂ?lián)網(wǎng)公司多數(shù)屬于智力密集型，微軟的Windows 95、第一款智能手機(jī)iPhone/iOS，都離不開(kāi)科技創(chuàng)新的進(jìn)程，在人工智能時(shí)代，創(chuàng)新的速度只會(huì)越來(lái)越快。 

企業(yè)的發(fā)展，需要員工發(fā)揮創(chuàng)新，并不斷用新的思維方式幫助企業(yè)提升效率。

鼓勵(lì)創(chuàng)新最好的方式，是自由的環(huán)境。谷歌的工程師文化是一個(gè)代表。有人將其理解為工程師的特權(quán)，比如昂貴的電腦和座椅，以及開(kāi)放的公司資源，但其核心本質(zhì)是，對(duì)自由和效率的追求。 

一個(gè)關(guān)于谷歌的典型案例是，對(duì)“20%的項(xiàng)目”的鼓勵(lì)，意思是每位員工每周可以花費(fèi)一天的時(shí)間，來(lái)做與工作無(wú)關(guān)的事情。20%的時(shí)間，工程師可以發(fā)揮創(chuàng)意，并開(kāi)拓出新的項(xiàng)目。 

關(guān)于谷歌歷史的著作《重新定義公司》中提到，組織的責(zé)任不再是管理員工。 

這樣的理念已經(jīng)被中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)公司利用。十年前，小米還是一個(gè)年輕的初創(chuàng)公司，當(dāng)時(shí)CEO雷軍已經(jīng)創(chuàng)辦過(guò)金山軟件、管理了幾千人規(guī)模的公司。 

等到創(chuàng)辦小米時(shí)，雷軍給自己定下了目標(biāo)，不要過(guò)度管理一個(gè)創(chuàng)業(yè)公司，所以他思考最多的是，如何簡(jiǎn)化管理、甚至不需要CEO來(lái)管理。 

小米家宴現(xiàn)場(chǎng)，圖源其官網(wǎng)

不過(guò)，自由并不代表一切。當(dāng)企業(yè)簡(jiǎn)化管理時(shí)，必須要有相應(yīng)的制度、工具去幫助其平衡自由和效率。

給員工提供更高效的工具，讓其能力最大化地發(fā)揮，成為企業(yè)管理的重要方法論。 

在協(xié)同辦公產(chǎn)品已經(jīng)發(fā)展成熟的當(dāng)下，企業(yè)有不少選擇。從通訊、郵箱，到HR、行政，基礎(chǔ)的辦公需求能得到滿足。不過(guò)，更好的選擇可能是使用一款綜合性協(xié)同辦公軟件，在國(guó)內(nèi)標(biāo)志性的玩家有飛書、企業(yè)微信和釘釘?shù)取?nbsp;

這些年，小米一直在嘗試更優(yōu)質(zhì)的協(xié)同辦公軟件。六年前，小米的員工人數(shù)就已達(dá)到數(shù)千人。當(dāng)時(shí)小米新媒體總監(jiān)鐘雨飛曾在微博上吐槽，稱WPS和微軟Office的兼容性不好，用WPS做了PPT之后，用微軟Office無(wú)法打開(kāi)。之后，包括小米在內(nèi)的多家互聯(lián)網(wǎng)公司都放棄使用微軟Office。 

最近一次遇阻和改變，是在2020年初，當(dāng)時(shí)所有企業(yè)都必須遠(yuǎn)程辦公，小米也很快做出了反應(yīng)，并將小米10的發(fā)布會(huì)改到了線上，所有相關(guān)團(tuán)隊(duì)都不得不在線上完成工作。

期間曾有小米員工向媒體表示，遠(yuǎn)程辦公最重要的是溝通、協(xié)同的效率問(wèn)題，但當(dāng)其被拉入與發(fā)布會(huì)相關(guān)的微信群時(shí)，信息多且冗雜，增加了工作的難度。不久后，小米決定嘗試使用飛書，雷軍也表示，線上協(xié)同工具越來(lái)越流行，飛書非常簡(jiǎn)潔、高效。 

在協(xié)同辦公方面，互聯(lián)網(wǎng)公司其實(shí)一直存在未解決的痛點(diǎn)。比如，同部門之間經(jīng)常合作，需要組建各種項(xiàng)目組，并在線上建群溝通。 

如今，協(xié)同辦公軟件通過(guò)各種功能，包括進(jìn)群查看所有歷史內(nèi)容，還有非常方便的共享文檔、共享對(duì)話、共享時(shí)間表等。 

在跨部門合作時(shí)，所有員工的OKR都透明化。謝欣曾說(shuō)，“哪怕是入職第一天的員工，不要說(shuō)看到我的OKR，張一鳴（字節(jié)跳動(dòng)創(chuàng)始人、CEO）的OKR也都可以看到?！?nbsp;這主要是為了確保工作目標(biāo)的一致性，讓員工快速地了解每個(gè)人的職責(zé)。

包括小米員工提到的信息冗雜問(wèn)題，協(xié)同辦公軟件也提出了方案。飛書的消息界面中，用戶可以在收件箱中查看消息，在置頂區(qū)保留常用聯(lián)系人，在對(duì)話區(qū)處理信息、“PIN”一下收納關(guān)鍵文檔。這是對(duì)無(wú)用信息、重點(diǎn)關(guān)注的信息、需要跟進(jìn)的信息的不同處理方案。

當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)紛紛喊出了產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)，深入某個(gè)行業(yè)并建立起生態(tài)，這對(duì)企業(yè)管理提出了更高的要求。 

這意味著企業(yè)需要從內(nèi)部協(xié)同走向外部生態(tài)協(xié)同，將整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈上的參與者納入其中，而協(xié)同辦公軟件恰好是突破組織限制的重要工具。

2、傳統(tǒng)企業(yè)轉(zhuǎn)型的新選擇？ 

傳統(tǒng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的熱潮持續(xù)了許多年。其實(shí)這個(gè)宏大命題的背后，是一個(gè)個(gè)工具在提供幫助。 

184年歷史的施耐德，成功經(jīng)歷了第二次工業(yè)革命的電力轉(zhuǎn)型，又不得不面臨當(dāng)下的數(shù)字化升級(jí)，工廠需要數(shù)據(jù)化，機(jī)器和人的相互連接也十分急迫。但在施耐德中國(guó)區(qū)總裁尹正看來(lái)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型最大的挑戰(zhàn)在管理上。 

從簡(jiǎn)單的KPI過(guò)渡到數(shù)字化管理，從組織架構(gòu)層級(jí)分明轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄交?，同時(shí)解放更多人力，這里面也需要利用到協(xié)同辦公工具。 

企業(yè)數(shù)字化，首先考慮的是安全隱私問(wèn)題。許多傳統(tǒng)企業(yè)溝通使用社交軟件，存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，如果選擇自研一個(gè)符合需求、優(yōu)質(zhì)的協(xié)同辦公工具，則受困于自研難度和巨大的成本投入。 

綜合性工具的誕生與成熟，對(duì)數(shù)據(jù)安全的底層設(shè)計(jì)，付費(fèi)購(gòu)買服務(wù)的方式又降低了成本投入，這一切都在推動(dòng)企業(yè)的數(shù)字化升級(jí)。 

部分傳統(tǒng)企業(yè)已經(jīng)走在了前面，協(xié)同辦公在某種程度上解決了數(shù)字化難題。

成立于1994年的物美科技，十分擁抱數(shù)字化管理。其創(chuàng)始人張文中先生出身為中國(guó)科學(xué)院系統(tǒng)科學(xué)研究所博士，早在1994年，便創(chuàng)立卡斯特公司，為物美超市研發(fā)POS、MIS管理信息系統(tǒng)。物美也是北京地區(qū)第一家真正運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行采購(gòu)和管理的連鎖企業(yè)。 

從2019年開(kāi)始，物美就進(jìn)入“商業(yè)的全面數(shù)字化”時(shí)代，目標(biāo)是線上線下一體化。而后找到飛書，幫助其完成“員工在線、管理在線”。 

對(duì)物美而言，這也是對(duì)新型管理模式的嘗試。經(jīng)歷這些年的發(fā)展，物美的主營(yíng)業(yè)務(wù)涉及超市、百貨、家電、家居建材零售等多個(gè)板塊。

協(xié)同辦公軟件可以將這樣復(fù)雜的業(yè)務(wù)版圖，統(tǒng)一門戶。也就是將分散的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，聚合在一起，這不僅方便了員工和管理層的使用體驗(yàn)，也更利于企業(yè)的數(shù)據(jù)沉淀。 

物美超市，圖源其官網(wǎng) 

同時(shí)，傳統(tǒng)企業(yè)一旦業(yè)務(wù)群龐大，影響組織靈活性，也會(huì)出現(xiàn)許多問(wèn)題。 

一般企業(yè)都是以“金字塔”的形式管理，傳統(tǒng)企業(yè)則更為明顯，所有管理機(jī)制建立在職級(jí)之上，責(zé)、權(quán)、利則配置在職位上。 

基于這一特點(diǎn)，傳統(tǒng)企業(yè)需要讓壁壘消失。而協(xié)同辦公軟件本身所有的功能與理念，都是在響應(yīng)扁平化的趨勢(shì)。比如公司內(nèi)部有層級(jí)，溝通中卻需要感受不到層級(jí)?；趯蛹?jí)的痛點(diǎn)，打通傳統(tǒng)行業(yè)中信息流轉(zhuǎn)通路，提升信息流轉(zhuǎn)速度。 

這很大程度上基于公平的信息公開(kāi)，包括大方向的戰(zhàn)略、目標(biāo)，小方向的文檔、代碼、知識(shí)的共享。這讓員工之間更像是在協(xié)作，可以增強(qiáng)其自驅(qū)力和積極性。

傳統(tǒng)企業(yè)對(duì)協(xié)同辦公的重視程度也在增強(qiáng)。一個(gè)典型的代表是華住集團(tuán)，其在全球酒店領(lǐng)域的上市公司中，市值排名前三，僅次于萬(wàn)豪和希爾頓，但也有很深的焦慮，希望能夠有一個(gè)讓傳統(tǒng)行業(yè)加速發(fā)展的推動(dòng)力。 

華住曾主動(dòng)找上飛書，20分鐘便敲定了合作。華住集團(tuán)首席數(shù)字官兼華住中國(guó)總裁劉欣欣說(shuō)，過(guò)去多年，華住一直在用各種各樣的工具，把酒店運(yùn)營(yíng)、客戶連接以及公司業(yè)務(wù)等全部線上化，最后發(fā)現(xiàn)，還有一塊沒(méi)有被線上化，便是日常工作的管理，這讓華住急切地找到了飛書。

從許多傳統(tǒng)企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中可以看到，這是一個(gè)非常艱苦的過(guò)程，也是自我革命的過(guò)程，這其中，協(xié)作辦公軟件是數(shù)字化中最底層的設(shè)施，成為了企業(yè)們的后盾。

3、未來(lái)，協(xié)同辦公將成為工作的常態(tài) 

協(xié)同辦公將成為一種常態(tài)化的工作方式，一個(gè)最主要的原因是其提高了效率。

百年前，福特汽車推出的流水線，是工業(yè)時(shí)代開(kāi)啟規(guī)模化生產(chǎn)的縮影，從那個(gè)時(shí)代起，效率就成為企業(yè)生產(chǎn)的重要指標(biāo)，也成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)力量。 

對(duì)效率的執(zhí)著，讓企業(yè)不斷在新環(huán)境里，通過(guò)技術(shù)、管理等多種手段，改善機(jī)器、人生產(chǎn)的效率，這樣的趨勢(shì)在如今的數(shù)字時(shí)代更為明顯，但這些方式的嘗試，往往都是企業(yè)自己孤獨(dú)的探索。

由此出現(xiàn)了許多爭(zhēng)議。今年，人物雜志《外賣員困于系統(tǒng)》報(bào)道，引發(fā)了外界對(duì)算法效率的討論，質(zhì)疑企業(yè)評(píng)價(jià)機(jī)制過(guò)多地向消費(fèi)者和平臺(tái)傾斜。 

傳統(tǒng)行業(yè)對(duì)效率的榨取更為嚴(yán)重。富士康等制造業(yè)企業(yè)的員工，拿著一份很低的工資，需要長(zhǎng)時(shí)間地工作，工作疲勞時(shí)很難擁有休息時(shí)間。 

但追求效率是企業(yè)的目標(biāo)所在，誰(shuí)更快解決阻礙效率的絆腳石，能在與其它對(duì)手競(jìng)爭(zhēng)中更具優(yōu)勢(shì)。這個(gè)前提是不能走入壓榨員工的歧途。 

越來(lái)越多的管理方式被提出，受到了企業(yè)家們的關(guān)注。 

從字節(jié)跳動(dòng)說(shuō)起，其產(chǎn)品創(chuàng)新能力和戰(zhàn)略能力受到了許多行業(yè)內(nèi)的討論，由此挖掘出了內(nèi)部管理上，字節(jié)跳動(dòng)一直O(jiān)KR管理，設(shè)置關(guān)鍵目標(biāo)之后，多提供context，少一些control，這樣的管理方式給予了員工自驅(qū)力和創(chuàng)造性。 

管理理念之外，辦公方式的變革其實(shí)一直發(fā)展得很緩慢。很長(zhǎng)一段時(shí)間，人們的工作都一直圍繞著郵件、U盤、通訊工具傳輸這種單點(diǎn)交互，影響了企業(yè)的整體效率。 

很多企業(yè)都在努力尋找最適合的工具，最終結(jié)果卻并不能如意。其中字節(jié)跳動(dòng)決定將自己對(duì)企業(yè)效率、管理方式的理解，通過(guò)飛書輸出給有著同樣困擾的企業(yè)。 

謝欣此前也提到，辦公工具幾乎是企業(yè)里每個(gè)人每天使用最多的東西，哪怕工具的效率只提升5%，整個(gè)公司都會(huì)得到很大的提升。 

以文檔為例，字節(jié)跳動(dòng)10萬(wàn)人一年時(shí)間就可以創(chuàng)造2000萬(wàn)篇文檔，打印成A4紙堆疊起來(lái)，高度接近于珠穆朗瑪峰。當(dāng)員工使用了工具后，效率只提升5%，效果也是驚人的。 

協(xié)同辦公工具，可以說(shuō)是基于當(dāng)下企業(yè)需求給出的最優(yōu)解。而基于字節(jié)跳動(dòng)管理經(jīng)驗(yàn)孕育出的飛書，也一直在迭代，最早它是基于提升溝通的目標(biāo)，然后在于提升創(chuàng)作，合起來(lái)進(jìn)化到協(xié)同辦公軟件。 

未來(lái)，飛書的定位是成為下一代的企業(yè)協(xié)作平臺(tái)，它的不斷進(jìn)化，實(shí)際上也是對(duì)新的辦公需求的洞悉，并不斷追求新的可能性。